Українським роботодавцям варто уважніше стежити за актуальністю військово-облікових документів працівників, адже після переходу на електронний формат правила їх дії зазнали змін. Про особливості використання роздруківок «Резерв ID» і випадки, коли їх потрібно оновлювати, розповіла шеф-редакторка платформи Kadroland Тетяна Донець у відео на YouTube-каналі порталу.
Перехід на електронні документи
Як зазначила експертка, з 16 грудня 2025 року для громадян, які перебувають на обліку в територіальних центрах комплектування, основним став електронний військово-обліковий документ. Паперові військові квитки залишаються чинними лише за умови повної відповідності даних інформації в реєстрі «Оберіг».
За словами Тетяни Донець, саме «Резерв ID» наразі є головним військово-обліковим документом. Під час працевлаштування або оновлення відомостей працівник має надати роботодавцю його роздруківку з унікальним QR-кодом, який повинен коректно зчитуватися через застосунок.
Строк дії – що потрібно знати
Особливу увагу кадровим службам варто звернути на термін чинності електронного ВОД. Юристка наголошує: він залежить не лише від дати формування документа, а й від наявності та тривалості відстрочки.
Згідно з роз’ясненням, електронний військово-обліковий документ діє не більше одного року з моменту створення та не може бути чинним довше, ніж строк відстрочки. В окремих випадках він може втратити актуальність значно раніше.
Як приклад наводиться ситуація з багатодітним батьком: після досягнення старшою дитиною повноліття підстава для відстрочки зникає, а сформований раніше «Резерв ID» автоматично втрачає чинність. У такому разі працівник повинен оновити дані та надати роботодавцю нову роздруківку.
Відповідальність роботодавців
Фахівці підкреслюють, що роботодавець має своєчасно реагувати на будь-які зміни у військово-облікових документах персоналу. Після отримання оновленої роздруківки е-ВОД упродовж п’яти днів необхідно внести корективи до списків персонального військового обліку.
Зокрема, слід оновити інформацію про строк дії документа та наявність або завершення відстрочки у відповідних розділах облікових форм.
Щоб мінімізувати ризики порушень, експертка радить запровадити внутрішній наказ на підприємстві. У ньому доцільно закріпити обов’язок працівників інформувати роботодавця та надавати нові роздруківки не лише після завершення строку відстрочки, а й у разі будь-яких змін військово-облікових даних.